Comment faire un ordre de mission ?

conversations avec les clients à proximité aux voyages d’affaires internationaux, toutes les entreprises sont impliquées dans le voyage de certains de leurs employés. Lorsqu’un employé voyage, il peut avoir besoin de faire une demande de voyage ou de planifier une commande Des auprès de son employeur. Mais quel est le but de ce commandement de mission ? Comment optimiser le processus de remboursement qui en résulte ? C’est tout ce que vous devez savoir sur les ordres de mission.

Ordres missionnaires : qu’est-ce que c’est ?

L’ ordre d’affectation recueille toutes les informations relatives à l’affectation  : données, emplacement, planning,… Ce document est utilisé par l’employé pour rembourser les frais associés à son voyage.

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Avant d’engager des frais, l’employé remplit un formulaire indiquant qu’ il partira à partir de cette date, à cet endroit, et que le transport et les frais d’hébergement devraient être si élevés. Il demande ensuite au gestionnaire la permission de terminer le voyage, en étant pleinement au courant des coûts à engager.

Ce mode de fonctionnement permet de valider le déménagement : s’il est trop coûteux, le manager peut décider que cela ne vaut pas la peine ou préfère envoyer deux employés au lieu de trois. Les ordres d’affectation vous permettent de contrôler les demandes de voyage en amont et les réservations .

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En général, le processus se fait sur papier ou par la poste. Mais le papier est perdu ; et l’échange de courriels prend du temps…

Missions : une nouvelle fonctionnalité proposée par le logiciel de gestion des dépenses N2F

La gestion des commandes fait désormais partie des fonctionnalités proposées par N2F. Cela permet aux utilisateurs d’assigner leur mission ou leur personnel dans à gérer complètement en conformité avec leurs rapports de dépenses dématérialisés.

Quels sont les cas d’utilisation les plus importants ?

Cette fonction de mandat de mission peut être mise en œuvre dans plusieurs cas d’utilisation :

  • Demande d’autorisation de voyage : Un employé doit voyager à des fins professionnelles et obtenir de son gestionnaire la permission de voyager avec plus ou moins de détails. Par exemple : « Je vais au Salon de l’automobile de Milan du 22 au 25 février, je devrai voler 4 nuits hôtels, location de voiture, X frais de repas, etc. » Le responsable a la possibilité d’accepter, de rejeter ou de modifier cette demande.
  • Demande de réservation de voyage : Un membre du personnel doit effectuer un voyage professionnellement et en plus de la demande de validation adressée à sa nourriture, il doit en faire la demande lors de la réservation. Dans ce cas, l’employé donne simplement le principal Informations sur son voyage à : « Je pars à Milan du 22 au 25 février, merci d’avoir organisé mon voyage ». Le personnel fera la demande et le service de réservation s’occupera de tout du début à Z. Le service organise ensuite le voyage conformément à la politique des frais de l’entreprise, les prix et la disponibilité du transport et de l’hébergement.
  • Demande de consentement à l’achat d’équipement : un employé doit acheter de l’équipement professionnel, comme du matériel de bureau. Ce cas se produit moins souvent, mais peut être très utile. L’employé peut alors demander un accord sur l’achat dudit matériel. Dans ce cas, l’employé a déjà effectué sa propre recherche et fournit une estimation comme preuve, accompagnée de la raison de l’achat de ce matériel. Cela lui permet d’obtenir la validation de son manager avant de pouvoir acheter le matériel en question.

En plus de toutes ces options , N2F vous permet de joindre des demandes de frais initiaux. Par conséquent, l’employé peut demander au gestionnaire et à la comptabilité de faire une avance avant un voyage coûteux. Il demande ensuite un certain montant en fonction des frais qu’il estime devoir payer localement, et il présente sa réclamation. Votre gestionnaire et votre service comptable peuvent accepter ou rejeter la demande initiale ou réduire le montant s’ils estiment que les coûts encourus seront inférieurs. L’employé est ensuite informé que sa demande de paiement anticipé a été acceptée ou refusée ou que le montant a changé. Tous ces changements et accords proviennent donc de The App !

Une fonction qui s’adapte à vos besoins

Vous pouvez configurer la demande de déplacement dématérialisée en fonction de votre propre Définissez des critères et des stratégies métier. Vous pouvez utiliser la fonction Missions pour configurer un système de blocage  : par exemple, en fonction de votre configuration, il est impossible d’envoyer une demande de transfert si certaines informations n’ont pas été remplies.

Il est également possible pour vous d’organiser des plafonds. Il s’agit d’une solution très pratique car elle vous permet de récupérer votre politique de frais avant même qu’elle n’engage ces frais. De cette façon, vous limitez les dépenses et évitez d’ avoir à réduire vos employés.

paramètres des champs de formulaire s’adaptent également à la politique et à la culture des notes de frais de votre organisation. Les rapports de dépenses peuvent donc être soumis dans le cadre d’ordres de mission déjà approuvés. S’ils provoquent un effort, les employés remplissent un certain nombre de champs qui remplissent ou non : date, Montant,… Vous pouvez ensuite lier la dépense à une affectation de mission. Cela permet au service comptable d’avoir une excellente idée des dépenses engagées. Les Il est en effet possible de connaître les raisons des dépenses et de vérifier la cohérence de l’ensemble.

Pour aller plus loin, vous pouvez choisir de soumettre un problème uniquement s’il est associé à une mission validée . Par exemple, l’employé ne peut saisir un problème hôtelier que s’il est joint à une demande de coût hôtelier validée par le responsable dans la note de frais.

En bref, la fonction vous permet de :

  • Meilleure maîtrise de vos politiques de remboursement.
  • Ne perdez pas de temps sur l’approbation et l’examen.
  • Augmenter l’efficacité en recueillant toutes les informations dont vous avez besoin dans un seul formulaire.

Les grandes entreprises et les petites entreprises évitent les voyages aller-retour fastidieux et prennent le contrôle de vos coûts en amont ! La solution N2F vous aide tout au long de votre processus de remboursement. Donc, si vous voulez bénéficier d’un outil facile pour vous et vos employés, contactez-nous !

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