Les entreprises naviguent dans une arène saturée où chaque part de marché se gagne à l’arraché. Pour tenir le cap, il ne suffit plus de marges ou d’idées neuves : la performance du service commercial itinérant devient un levier incontournable. Anticiper, affiner sa stratégie, cibler les bons prospects, voilà le quotidien de ceux qui veulent élargir leur portefeuille et faire grimper leur chiffre d’affaires. Les visites commerciales, longtemps considérées comme un simple rituel, s’imposent désormais comme un axe central, structurant toute démarche de développement.
Préparer, planifier, optimiser : ces trois piliers rythment la vie des équipes dédiées. Dans ce guide sur la planification des visites commerciales, nous passerons en revue :
1, Préparer sa tournée : les analyses à mener avant de se lancer sur le terrain.
2, Organiser ses déplacements : quelles méthodes privilégier pour dessiner ses trajets ?
3, Miser sur un outil intégré de planification via CRM
4, Les bénéfices d’une tournée bien pensée
5, Un outil qui simplifie la planification des déplacements professionnels
1, Préparer ses visites commerciales
Tout commence par une analyse minutieuse : potentiel de visite, segmentation des clients et prospects, fréquence de passage, coût de chaque déplacement. Rien ne doit être laissé au hasard lorsque le temps sur le terrain est compté.
Étape 1 : Évaluer sa capacité de visite
Ce travail s’effectue en binôme avec le manager commercial. L’objectif ? Construire un plan de tournée cohérent, réaliste, adapté aux ressources et contraintes du vendeur.
| Temps disponible pour les visites sur l’année = (1) – (2) – (3) | Durée moyenne d’une visite |
|---|---|
| (1) Durée annuelle (365 jours ou 52 semaines) (2) Périodes d’indisponibilité : congés, RTT, arrêts maladie (3) Tâches hors visites : formations, salons, réunions, administratif |
– Type de visite (prospection, démo, prise de commande, fidélisation…) – Temps de trajet – Répartition géographique (clients éloignés, type de mobilité) – Durée du cycle de vente (temps entre premier contact et signature) |
Étape 2 : Qualifier ses clients et prospects
Chaque déplacement a un coût. Pour rentabiliser ses efforts, il faut évaluer trois critères clés : la solvabilité du client ou prospect, le potentiel d’activité, la rentabilité de la visite. C’est sur cette base que l’on décide d’intensifier ou non sa présence.
Étape 3 : Déterminer la fréquence de visite
La fréquence annuelle de passage dépend de plusieurs paramètres :
- Le profil du client ou prospect
- Le type de rendez-vous (vente, prise de contact, démonstration…)
- La nature des produits (biens d’équipement : visites espacées ; biens de consommation : visites régulières)
Étape 4 : Calculer coûts et retours attendus
| Postes à prendre en compte pour estimer le coût d’une visite sur une période donnée | Montant des dépenses |
| 1. Rémunération du commercial (salaire, charges sociales) | (I) |
| 2. Frais de vie : hébergement, repas, déplacements (carburant, péage, parking…), téléphone | (II) |
| 3. Coûts administratifs : temps de supervision, tâches de back-office | (III) |
| 4. Frais de gestion commerciale (fonctionnement du service) | (IV) |
| Total des visites : (I) + (II) + (III) + (IV) | (V) |
| Coût unitaire d’une visite : C = (V) / n où n = nombre de visites sur la période |
En croisant ces données avec l’impact commercial attendu, le commercial pourra ajuster sa stratégie : privilégier un autre mode de contact ou revoir la fréquence des visites si l’équation n’est pas favorable.
2, Organiser ses tournées commerciales
Quelques modèles de tournées à connaître
Le commercial établit un plan de visite pour chaque période, puis affine son parcours sur une carte. Parmi les modèles éprouvés, trois grands itinéraires ressortent :
|
|
Tournée « Marguerite »Ici, l’entreprise (ou le domicile du vendeur) forme le cœur du dispositif. La zone à couvrir est divisée en secteurs, chaque « pétale » correspondant à une séquence de visites concentrées. |
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Tournée « Escargot » ou « Spirale »Depuis le point de départ, le vendeur structure ses rendez-vous selon un parcours en spirale, élargissant progressivement son rayon d’action. |
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Tournée « Zigzag »Idéale pour les zones étendues, elle consiste à relier les clients les plus éloignés en suivant un axe central, en commençant par le plus distant puis en revenant progressivement vers l’entreprise. |
L’objectif reste le même : optimiser chaque déplacement, limiter les heures passées sur la route, concentrer ses efforts sur la vente et réduire les frais liés aux transports.
- Minimiser les temps de trajet et maximiser le temps consacré à la relation commerciale
- Réduire les frais de déplacement et les dépenses annexes
3, Miser sur un outil intégré de planification CRM
Les outils CRM intégrant une fonction de planification offrent de réels atouts au commercial :
- Accès mobile en temps réel aux informations clés du CRM
– Prise en compte des contraintes personnelles et des disponibilités des contacts
– Possibilité de sélectionner les clients à visiter en fonction d’une notation ou d’un scoring
- Optimisation dynamique des tournées à tout moment
Grâce à ce type de solution, il devient possible d’ajuster ses rendez-vous en direct, d’un simple clic, via une fonction d’itinéraire intégrée. Le commercial peut :
- Visualiser en un coup d’œil tout son parcours sur une carte, depuis un ordinateur ou un smartphone
- Estimer précisément le temps de trajet selon le mode de transport sélectionné
Cette organisation souple et connectée libère du temps pour l’essentiel : préparer ses rendez-vous et se concentrer sur la performance commerciale.
La fonctionnalité d’itinéraire dans EXANERGY CRM
La recherche de proximité intégrée dans le CRM EXANERGY s’avère précieuse : en cas d’annulation de dernière minute, le commercial localise immédiatement les autres clients à proximité, visualise leur emplacement, et peut proposer un rendez-vous impromptu. En quelques secondes, il identifie tous les comptes dans la même zone et optimise sa journée sans perte de temps.
La fonctionnalité « clients proches » dans EXANERGY CRM
Ce dispositif s’appuie sur la solution CRM EXANERGY développée par le groupe HLi.
4, Les bénéfices d’une tournée commerciale bien structurée
Mieux organiser ses déplacements, c’est donner au commercial les moyens de gagner en efficacité. Une tournée réfléchie permet notamment de :
- Renforcer sa présence sur le terrain et marquer des points face à la concurrence
- Multiplier les visites et booster ses chances d’atteindre ses objectifs
- Suivre et fidéliser plus facilement sa clientèle
- Diminuer les temps improductifs passés dans les transports
- Limiter la fatigue liée à des trajets mal agencés et préserver son énergie
Pour la direction, planifier rigoureusement les déplacements contribue à :
- Réduire les frais de voyage (repas, hébergement, transports)
- Améliorer la rentabilité globale de l’entreprise
- Faire grimper la satisfaction client
5, EXANERGY Routes : pour aller plus loin dans l’optimisation
Que vous utilisiez déjà un CRM ou non, EXANERGY Routes vous donne la main pour rationaliser la planification de vos déplacements commerciaux.
Les équipes data du groupe HLi ont conçu des algorithmes qui croisent tous ces paramètres pour tirer le meilleur de chaque tournée.
Résultat : un logiciel qui booste la productivité tout en allégeant la facture transport.
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